Procedure wanneer je een klacht hebt
We hebben de organisatie zo ingericht dat we klachten proberen te voorkomen. Voor daar waar het onverhoopt niet naar wens van onze relatie verloopt, is deze klachtenprocedure opgesteld. Voor de behandeling van klachten houden we de volgende procedure aan:
Je ontvangt binnen 3 dagen een bevestiging van ontvangst van je klacht en indien mogelijk wordt door IVAK direct een oplossing geboden voor het probleem. De klacht wordt uiterlijk binnen 2 weken behandeld. Indien voor de klacht niet direct een oplossing kan worden geboden, brengen we je binnen de gestelde 2 weken op de hoogte wanneer wel.
Alle klachten worden geregistreerd en besproken met de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris is een aangewezen medewerker binnen IVAK die toeziet op een juiste en tijdige afhandeling van de klachten en aanbevelingen voor verbetering doet van haar dienstverlening.
Klachten worden altijd vertrouwelijk behandeld. IVAK zal de klachten alleen bespreken met betrokken medewerkers van IVAK en eventueel betrokken derde partijen.
IVAK informeert je binnen 2 weken na ontvangst van de klacht over de beslissing danwel oplossing.
Indien je je niet kunt vinden in de geboden oplossing van IVAK, adviseren we je je te wenden tot Sigrit de Jongh, werkzaam als interim manager, organisatieadviseur, www.organisatiekanjer.nl. Haar oordeel over de klacht en de afhandeling en advies over een alternatieve oplossing zal IVAK daarbij overnemen en direct uitvoeren.
Een afgehandelde klacht wordt voor een periode van een jaar bewaard in het daarvoor bestemde dossier.